KARL MEYER GRUPPE
Eigene Apps bringen Zeitersparnis für Entsorgungsunternehmen
Was ist die Herausforderung?
Die Karl Meyer Gruppe in Wischhafen arbeitet als Fachentsorgungsunternehmen mit zahlreichen Firmen in der Industrie zusammen. Die Fahrer der Lieferwagen und Entsorgungsfahrzeuge arbeiteten bisher mit einem analogen System: Informationen zu Gefahrengütern und ihren Fahrzeugen mussten sie manuell in einem Fahrerhandbuch nachschlagen.
Um die für sie relevanten Informationen zu finden, suchten die Mitarbeiter oftmals sehr lange oder blätterten zunächst das Fahrerhandbuch durch. Auch die Kundendetails und Anweisungen für ihre Fahrten erhielten sie vom Unternehmen in analoger Form. Im jeweiligen Fahrzeug wurde ein Dokumentenordner mit den relevanten Informationen platziert. Jedoch erst, wenn der Abhol- oder Liefertermin kurz bevorstand.
Die Einarbeitung nahm pro Woche rund zwei Stunden in Anspruch. Vor jeder Fahrt erhielt zudem jeder Fahrer ein tägliches Briefing von bis zu 20 Minuten. Bei 15 Fahrern wurden somit rund 5 Stunden Arbeitszeit pro Tag allein für die Übergabe aller Informationen fällig. Festgestellte Schäden, Reklamationen oder Fehlermeldungen eines Einsatzes erfassten die Fahrer zudem per Mobiltelefon-Kamera oder Digitalkamera. Dies führte bei den Empfängern oftmals zu zahlreichen telefonischen Rückfragen zu den Gegebenheiten vor Ort, zu transportierten Stoffen und Meldungen. Das telefonische Nachfassen dauerte oftmals mehr als eine Stunde.
Wie sieht die Lösung aus?
Seit kurzem ist das anders: Die digitale Lösung von smapOne ersetzt seit April 2019 das zuvor analoge Fahrerhandbuch der Karl Meyer Gruppe. Das Unternehmen hat mithilfe der smapOne Plattform selbst verschiedene Apps erstellt, die das Fahrerhandbuch in digitaler Form abbilden. Die Fahrer nutzen die Apps auf 7-Zoll-Tablets. Neben den täglich aktualisierten Informationen zu Lieferungen, Fahrten und Kunden, enthalten die Apps die Bedienungshandbücher für die Fahrzeuge selbst. Zusätzlich sind Informationen zu Gefahrgutklassen und gesetzlichen Bestimmungen zum Umgang mit Gütern hinterlegt.
Ein für die Karl Meyer Gruppe wichtiges System zur Meldung von Vorfällen wurde ebenfalls integriert und digital umgesetzt. Dieses Meldesystem gibt den Fahrern die Möglichkeit, Beinahe-Unfälle, UVV, Kundenberichte und vieles mehr sofort digital einzureichen und zu dokumentieren.
Zudem erfassen die Fahrer auch Reklamationen, Unfälle und Vorfälle einfach per App. Fotos, die unsortiert per Mail weitergeleitet werden oder lange Anrufe im Unternehmen gehören der Vergangenheit an. Die Fahrer können nun einfach die Meldedaten eintragen, Fotos anhängen und somit einen Vorfall komplett digital erfassen.
Was hat sich verbessert?
Mithilfe der Lösung von smapOne hat die Karl Meyer Gruppe ihre Fahrtenlogistik neu strukturiert und deutlich effizienter gestaltet. Während das Unternehmen einzelne Tätigkeiten vorher in vielen kleinen, zeitaufwändigen Schritten und zum Teil analog dokumentiert hat, erledigt es dies jetzt alles digital und deutlich effizienter als vorher.
Morgendliche Briefings können kurz gehalten werden. Die Fahrer können sich bereits am Wochenende über anstehende Aufträge informieren. Das Ergebnis: messbar weniger Rückfragen zu Routen, Kunden und Beladungen.
Die Möglichkeit, Daten unkompliziert auszuwerten und zentral zu verwalten, verbessert auch die Betreuung von Kunden. Mit der neuen digitalen Lösung erhalten die Fahrer des Unternehmens ab jetzt alle wichtigen Informationen per App auf ihrem mobilen Endgerät. So können sie sich vor einem Kundentermin ganz einfach und schnell über Besonderheiten oder spezielle Sicherheitsvorkehrungen des jeweiligen Kunden informieren: Die Fahrer sehen bereits vor dem Befahren des Hofes der Kunden, wie der Einfahrtsbereich beschaffen ist, wo sie rangieren und wie sie an die Güter heranfahren können.
Insgesamt verbessert das Unternehmen durch die Nutzung der neuen digitalen Lösung die Qualität erfasster Daten. Zudem spart es viel Zeit bei der Vorbereitung von Fahrten, der Erfassung von Daten und der Informationsweitergabe allgemein. Mit dem digitalen Weg der Informationsweiterleitung spart das Unternehmen täglich 5 Stunden Arbeitszeit ein. Die Erfassung eines Schadens beispielsweise dauert heute nur noch 10 Minuten, statt vorher 60 (Zeitersparnis von 83 Prozent).
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Insgesamt profitiert die Karl Meyer Gruppe in vielen Bereichen von ihrem neuen digitalen Fahrerhandbuch und alle Bereiche des Unternehmens arbeiten gern mit den eigenen smaps (selbst erstellte Apps mit smapOne). Sowohl Fahrer als auch Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer profitieren von den Funktionen. Der Zeitaufwand für viele Tätigkeiten hat sich deutlich verringert. Auch die Mitarbeiter sind begeistert, da die individuellen Applikationen ihre tägliche Arbeit erleichtert und sie zudem eigene Ideen einbringen können.
Die Erfolge des digitalen Fahrerhandbuchs haben sich schon im Unternehmen verbreitet: Auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen fragen nach, wann ihre Abteilung smapOne nutzen darf, um Prozesse zu verbessern.
Zunächst als Pilotprojekt mit acht Fahrern gestartet, plant die Karl Meyer Gruppe für die Zukunft den Einsatz von eigenen smaps für weitere Prozesse und Geschäftsfelder. Langfristig möchte das Unternehmen die Anbindung von Dashboards einrichten, das Unternehmensmagazin als News per App versenden, digitale Begehungsprotokolle einrichten und die Intergration von Workflow- und Aufgabenstatistiken per smapOne vorantreiben.
