Erwin Merk GmbH
Aufträge schneller abschließen dank Digitalisierung
Was ist die Herausforderung?
In einem Handwerksbetrieb, so auch bei Erwin Merk, wird Vieles noch händisch erfasst: angefangen bei Arbeitsnachweisen und Urlaubsanträgen, hin zu Materialbestellungen oder Abnahme- und Wartungsprotokollen. Handwerker sind mehr gefragt denn je und durch Zeitmangel werden Formulare mitunter unleserlich, unvollständig oder auch fehlerhaft erfasst. Auch die Beschaffung von Ersatzmaschinen im Fall eines Defekts war bisher mit viel Aufwand verbunden und kostete die Mitarbeiter entsprechend Zeit. Thomas Jost von Erwin Merk suchte daher schon länger eine digitale Lösung, allerdings schreckten ihn die enorm hohen Kosten von App-Individualentwicklungen bisher ab. Mit dem Hinweis eines Zulieferers auf die Nutzung von smapOne ist nun der Startschuss für die Digitalisierung des Handwerksbetriebes aus eigener Kraft gefallen.
Wie sieht die Lösung aus?
Mit dem App-Baukasten hat Thomas Jost die ideale Lösung gefunden und stellte smapOne der Geschäftsleitung vor. Geschäftsleitung, Projektleiter, Sales-Kollegen oder Techniker: alle hatten konkrete Bedarfe an einer digitalen Umsetzung. Also organisiert sich Herr Jost fortan in einem eigenen Trello-Board. „Durch die einfache und intuitive Nutzungsweise der smapOne Plattform konnte ich binnen kürzester Zeit smaps bauen, die heute alle im täglichen Einsatz sind“. So entstanden digitale Prozesse zu den Themen:
- Wartungsberichte
- Bestellungen und Freimeldung von Mietmaschinen
- Schadensmeldungen
- Arbeitsberichte
- viele weitere sind in Planung…
Was hat sich verändert?
„Wir sind insgesamt schneller geworden mit der Abwicklung diverser Prozesse“. Das Umsetzen digitaler Prozesse in einfach zu nutzende smaps hilft nicht nur den Handwerkern, sondern auch der Buchhaltung und Kundenbetreuung. So können Arbeitsleistungen wesentlich einfacher erfasst, verarbeitet und abgerechnet werden. Auch die Endkunden von Erwin Merk bekommen nun PDF-Berichte mit allen wichtigen Daten- und das auch noch innerhalb kürzester Zeit.
Darüber hinaus hat smapOne zu einem Umdenken innerhalb des Unternehmens geführt. Viele Mitarbeiter wünschen sich nun auch Funktionalitäten, die mit einem Papier-Formular gar nicht möglich waren. Auch kommen immer wieder Mitarbeiter mit neuen Anforderungen, die sie umsetzen wollen. Die Liste von Thomas Jost wird also stetig länger: Stundenerfassung, Materialbestellungen, Fahrzeugübergabe oder die Bestellung diverser Arbeitsmaterialien sind nur ein kleiner Teil des Ideen-Pools. Das unbegrenzte App-Limit eröffnet damit noch viele Möglichkeiten: ganz anders als bei teuer entwickelten Individual-Apps. Der schnellen Einführung digitaler Workflows steht damit nichts mehr im Wege.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Thomas Jost setzte vor allem auf die jungen Kollegen im Team als Multiplikatoren der Lösung. Diese waren sofort begeistert von den smaps und brauchten kaum Einweisung im Umgang mit smapOne. So wurden ältere Kollegen regelrecht “angesteckt“ und nutzen die smaps heute in ihrer täglichen Arbeit. Den Einwand der schweren Lesbarkeit auf den kleinen Handy-Displays nahm die Geschäftsleitung ernst und installiert aktuell Tablets im Fuhrpark, die dann umfassend genutzt werden können: nicht nur für die smaps, sondern bspw. auch zur Navigation, Erfassen von Notizen oder Bildern usw. Damit hat Erwin Merk den Grundstein für die weitere Digitalierung im Unternehmen gelegt.
