Axians Schweiz AG
Baustellendokumentation: Apps lösen die Zettelwirtschaft beim IT-Dienstleister ab
Was ist die Herausforderung?
Die Axians Schweiz AG bietet ein breites Leistungsportfolio im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik. Dazu gehört neben dem Angebot zahlreicher IT-Lösungen auch die Bereitstellung einer großflächigen IT-, Telekommunikations- und Netzwerkinfrastruktur. Beispielsweise mit der Verlegung von Internetleitungen kommt auf das Unternehmen somit jährlich eine Großzahl an komplexen Bauprojekten zu. Für die wirksame Koordinierung ist dabei nicht nur ein Überblick auf die stattfindenden Prozesse notwendig, sondern auch eine korrekte Baustellendokumentation. Doch genau hier war Sand im Getriebe.
Die vielen benötigten Vordrucke sammelten sich stapelweise in den Aktenordnern der Mitarbeiter. Schwer leserliche Handschriften und Wetteranfälligkeit der Zettel führten zu Datenlücken und einem großen Nachbereitungsaufwand. Zudem gestaltete sich die fotografische Erfassung der Sachverhalte schwierig. Bilder wurden separat mit der Digitalkamera aufgenommen, später auf den Computer geladen, umbenannt, größentechnisch angepasst, erst dann im entsprechenden Speicherort abgelegt und mit den restlichen Protokollangaben zusammengeführt.
Die Datenaufnahme, -eingabe und -verarbeitung war ein regelrechter Zeitfresser. Durch die vielen Arbeitsschritte gestaltete sich der Gesamtüberblick schwierig. Doch Axians entschied sich, die eigenen Prozesse zu optimieren und einen Weg zu finden, sich selbst zu helfen.
Wie sieht die Lösung aus?
„Wir brauchen etwas, mit dem wir unsere Prozesse auf den Baustellen vernünftig dokumentieren können.“ – so die Forderung der Projektleiter. Das Ziel lag vor allem darin, einen direkten und multimedialen Datenumgang zu ermöglichen, der unnötige Arbeitsschritte ersparen würde. Der besondere Anspruch: die Mitarbeiter sollen sich mit dem Lösungstool selbst helfen können.
Die ideale Lösung fand Axians dann in der Erstellung eigener Apps, die mittlerweile alle benötigten Papierformulare ersetzen. Ob Schadenerfassung, Standortberichte oder Abnahmeprotokolle – die Prozesse laufen allesamt digital ab. Die entsprechenden smaps (selbst erstellte Apps mit smapOne) werden von den Mitarbeitern von Axians mit dem App-Baukasten eigens kreiert, getestet, angepasst und schließlich eingesetzt.
Jetzt funktioniert der Dokumentationsprozess zum Beispiel folgendermaßen: Der Techniker befindet sich auf der Baustelle und öffnet auf dem Tablet oder Smartphone die benötigte smap. Durch die Datenbankverknüpfung sind Auftrags- oder Stammdaten bereits hinterlegt und abrufbar, auch offline. Nun werden alle Informationen erfasst – die Bedienung ist selbsterklärend und man wird Schritt für Schritt „durchgeleitet“ bis das Dokument vollständig ist. Benötigt der Techniker Fotos, beispielsweise zur Dokumentation von Tunneln, so werden die Aufnahmen direkt über die smap mit dem mobilen Endgerät getätigt. Abschließend wird der multimediale Datensatz abgeschickt und landet als vollständiger PDF-Bericht beim entsprechenden Empfänger.
Was hat sich verbessert?
Die Projektleiter sind zufrieden, denn der „Papierkrieg“ auf der Baustelle wurde abgeschafft.
Hinzu kommen weitere Vorteile, die sich mit dem Einsatz von smaps bemerkbar machen: Die neue Arbeitsweise steigert die Qualität der Daten signifikant und gewährleistet schnelle Bearbeitungszeiten, hohe Effizienz und eine vollumfängliche Übersicht auf die stattfindenden Prozesse.
Die Automatisierung und Standardisierung der Prozesse lässt zudem viele manuelle Arbeitsschritte entfallen, die besonders Techniker und Monteure im Arbeitsalltag entlasten. Doch auch der Dokumentenrücklauf wird erleichtert, denn die Bearbeiter im Büro erhalten korrekte, vollständige Datensätze ohne jegliche Zeitverzögerung. Mittlerweile spart Axians damit pro Dokument etwa 20 Minuten Arbeitszeit – für die insgesamt 200 Nutzer der smaps wirkt sich das unmittelbar positiv auf den Workflow aus.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Axians startete den App-Betrieb zunächst als Pilotprojekt und holte dabei diejenigen Mitarbeiter ins Boot, die von Beginn an offen für innovative Lösungen waren. So konnte in kleinerer Arbeitsgruppe ausprobiert, getestet und um Feedback gebeten werden. Das Ergebnis: Das Team war hellauf begeistert.
Bei dem Roll-Out auf das Gesamtunternehmen bedurfte es trotzdem eine gewisse Eingewöhnungsphase, um das Projekt tatsächlich in den produktiven Einsatz zu bringen. Schließlich findet auch Innovation nicht von heute auf morgen statt, sondern sollte von den Kollegen grundsätzlich angenommen und verinnerlicht werden. Dabei erleichterte besonders die intuitive Bedienung der smap die Umstellung enorm. Schon nach der ersten richtigen Nutzung war der Mehrwert schnell erkannt und erste Ergebnisse vorzeigbar. Mittlerweile sind sogar 28 Axians-Mitarbeiter als App-Creatoren in der ganzen Schweiz im Einsatz. Anfängliche Skepsis gegenüber digitalen Hilfsmitteln ist einer Ideenflut für neue smaps gewichen.
