Brüninghoff GmbH & Co. KG
Digitale Protokollierung: App für Prüfberichte auf der Baustelle
Was ist die Herausforderung?
Es war im März 2017 in Dortmund: Der Abteilungsleiter für Arbeitssicherheit und Wartung, Herr Martell Arning, informierte sich auf der Messe „Maintenance“, wie man Papierprozesse digital und effizient abbilden könnte. Brüninghoff hatte zu dieser Zeit eine korrekte, aber durch eine Papierflut begleitete Dokumentation, die bei der regelmäßigen Wartung und Instandsetzung der Tore großer Hallen an Kunden übergeben wurden.
Die Prüfungen an großen Rolltoren werden jährlich durchgeführt. Auf Papier sah der Prozess so aus: Der Facharbeiter füllte die Kundendaten (Kundenadresse, Kundennummer, Seriennummer etc.) auf dem Protokoll vorab aus. Das hieß, die manuelle Übertragung aus dem Kundenstamm kostete bereits im Vorfeld der Prüfung Zeit. Mehrere Aufträge am Tag mit unterschiedlichen Protokollen machten die schnelle Zuordnung der Prüfprotokolle zum jeweiligen Kunden/Tor/etc. vor Ort schwierig. Das Ausfüllen der Protokolle nach getaner Arbeit dauerte noch einmal 20 bis 30 Minuten. Statt Fotos von Defekten zu erstellen, wurde diese in einem Dreizeiler kurz beschrieben. Durch Witterung und unleserliche Schrift war es häufig notwendig, Rücksprache zu halten (z.B. auch um fehlende Informationen zu ergänzen). Zum Abschluss musste alles eingescannt und zusätzlich digital abgelegt werden. Ein aufwendiges und zeitraubendes Unterfangen mit unnötiger Übertragungsarbeit - allein für einen Prozess im Arbeitsalltag.
Wie sieht die Lösung aus?
Brüninghoff entschied sich, die Prüfprotokolle digital und strukturiert zu gestalten - mit eigenen Apps aus dem App-Baukasten von smapOne. Mittlerweile hat Brüninghoff bereits 14 dieser smaps (selbst erstellte Apps) im Einsatz, hauptsächlich im Bereich Wartung (z.B. für Brandschutztüren und Notausgangtüren). Aber auch für interne Prozesse z.B. zur Erfassung von Arbeitszeiten und Stundenlöhnen sowie die jährliche Arbeitssicherheitsunterweisung der Mitarbeiter im Januar wurden spielerisch einfach eigene smaps erstellt.
Ein konkretes Einsatzszenario ist die Ausführung von Wartungsprotokollen per App für diverse Kundenimmobilien und -Objekte direkt vor Ort.
Prüfobjekte wie Brandschutztüren, Feststellanlagen usw. werden mit QR-Codes als eindeutige Identifikatoren versehen und durch die jeweilige smap abgescannt. Anschließend werden diese anhand diverser Attribute bewertet und auditiert. Die QR-Codes der Objekte sind dynamisch. Je nach Kundenauftrag können sich diese ändern. Daher ist es nötig, diese QR-Code-Liste in der Datenauswahl innerhalb der smaps stets aktuell zu halten.
Um dies zu gewährleisten, wurde gemeinsam mit smapOne ein Flow-Automatismus konzipiert, welcher einmal pro Tag - anhand einer Excel-Liste, die sich auf dem firmeneigenen Sharepoint von Brüninghoff befindet - eine Aktualisierung durchführt. Die Datenauswahl in allen entsprechenden smaps der Kategorie "Wartungsprotokoll" ist somit stets auf dem neusten Stand.
Was hat sich verbessert?
"Endlich keine Zettel mehr", das war die Erwartungshaltung. Brüninghoff kann nun schneller vor Ort Kontrollen durchführen und tritt mit den modernisierten Prozessen professioneller auf. Zur Freude der Kunden: Normalerweise erhalten diese einen oder mehrere "Zettel" - für jede Prüfung. Dies geschieht nun ohne Papier per digitalem E-Mail-Bericht.
Der digitale Bericht, erstellt durch die eigene smap, ist nun einheitlich, vollständig, nachvollziehbar und strukturiert. Durch alle Protokolle geht ein roter Faden, d.h. die Berichte sehen gleich aus und sind einheitlich benannt. Daten gehen mit einer höheren Datenqualität zentral im Backoffice ein. Dokumente können selbst nach längerer Zeit problemlos ohne aufwendige Suche abgerufen werden.
Die Protokollierung durch die Mitarbeiter ist ebenfalls viel leichter: Hinterlegte Barcodes und Kundendaten reduzieren den Aufwand bei der Vorbereitung jeder einzelnen Prüfung. Auch kann anhand von Fotos, welche direkt im digitalen Protokoll erstellt werden, der Zustand des Prüfobjekts viel besser erfasst werden.
Brüninghoff geht seit dem Einsatz von smapOne von ca. 80 Prozent Zeitersparnis bei der mobilen Protokollierung im Vergleich zum vorherigen manuellen Prozess aus. Sämtliche Wartungsaufträge werden effizienter organisiert. Nach diesem Digitalisierungs-Prinzip werden nun immer weitere Prozesse im Unternehmen optimiert.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Um mögliche Gegensprecher und gesetztere, der Digitalisierung gegenüber eher ängstliche Facharbeiter der Baubranche "mitzunehmen", hat man bei Brüninghoff einfach klein angefangen. Das Thema einer App-Lösung wurde zunächst an einen Mitarbeiter kommuniziert, der die Apps bauen, testen und diese ersten Kunden vorstellen sollte. Das hat direkt sehr gut funktioniert und er konnte als "Multiplikator" bei der Einführung im Unternehmen unterstützen. Jeder Mitarbeiter konnte so nach und nach ins Thema geholt werden. Da der App-Baukasten von smapOne sehr intuitiv funktioniert und auch die App-Anwendung für den Nutzer einfach zu verstehen ist, gab es keine Probleme bei der Einführung im produktiven Alltag. Apps bauen macht Spaß!
