August Schuster GmbH & Co KG
Digitalisierter Bestellprozess erleichtert Zusammenarbeit und spart viel Zeit
Was ist die Herausforderung?
Der analoge Bestellprozess sollte abgelöst und die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst verbessert werden. Damit kam auch der Wunsch, die aufwendigen Nacharbeiten wie z.B. unleserliche Handschriften oder in den Regen gekommene bzw. lückenhafte Formulare signifikant zu reduzieren. Eine hochkomplexe und kostenintensive Lösung kam nicht infrage. Auf einer Veranstaltung wurde Oliver Schuster auf smapOne aufmerksam und befand die Lösung auf den ersten Blick als intuitiv und genau passend.
Wie sieht die Lösung aus?
Startpunkt war die Digitalisierung des Bestellprozesses im Außendienst. So können die Kollegen nun bequem per Tablet und smap die Bestellungen der Kunden aufnehmen: sowohl Kundenstammdaten als auch der komplette Produktkatalog sind mittels Excel/DSAB-Baustein angebunden und jederzeit verfügbar. So spart nicht nur der Kollege Zeit, da er nicht mehr alles händisch erfassen muss, sondern auch der Innendienstmitarbeiter.
Oliver Schuster ist bisher federführend beim Umsetzen der smaps und schaut genau, wie sich die bisher analogen Prozesse sinnvoll digitalisieren lassen und welche Prozessschritte bspw. auch eliminiert werden können. Bisher umgesetzt sind smaps für den Bestellprozess und die Wochenberichte der Außendienstmitarbeiter, in Planung sind weitere für die Produktion und den Innendienst.
Was hat sich verbessert?
In erster Instanz wurde der gesamte Bestellprozess beschleunigt. Sowohl der Außendienstmitarbeiter kann die Kundenbestellung leichter und schneller aufnehmen als auch der Innendienst die Nacharbeit reduzieren. Die digitalen Daten sind natürlich wesentlich besser weiter zu verarbeiten und erleichtern die gesamte Auftragsabwicklung. In Summe wurde der Zeitaufwand der Bestellprozesse von ca. 2h auf 30min. reduziert.
Oliver Schuster sieht auch in anderen Bereichen, wie z.B. der Produktion, enorme Potentiale, um Zeit- und damit auch Geld einzusparen. Als Traditionsunternehmen findet in der Zigarrenfabrik August Schuster natürlich vieles noch händisch statt und lässt sich auch nicht digitalisieren, Aspekte wie Dokumentation und Auftragsdatenerfassung und -verarbeitung allerdings schon.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Da das Tool sehr intuitiv und einfach zu bedienen ist, wurde es schnell von den Kollegen angenommen. Gerade der Innendienst, dem durch die reduzierte Nacharbeit auch mehr Zeit für andere administrative Tätigkeiten bleibt, war von Anfang an begeistert.
Durch interne Vorträge und viel Ausprobieren (auch schon innerhalb des Trials) konnte Oliver Schuster die Kollegen überzeugen.
