Business-Apps: Mobil in eine produktive Zukunft?

Von unterwegs auf private E-Mails zugreifen, einen Blick in den Terminkalender werfen, Urlaubserinnerungen per Handy-Kamera aufnehmen oder Freunden eine Nachricht teilen: Diese Funktionen sind für die meisten Smartphone-Nutzer alltäglich und praktisch.

Um den Arbeitsalltag ebenso unkompliziert zu gestalten, greifen immer mehr Unternehmen zu mobilen Anwendungen. Diese sogenannten Business-Apps erleichtern die tägliche Arbeit und sorgen für eine gesteigerte Produktivität. Wir verraten, wie hoch der Anteil der App-Nutzer in der Arbeitswelt inzwischen ist und welche Schritte Unternehmen auf dem Weg zur perfekten Business-App beachten sollten.

Business-Apps: Auf dem Weg in den Berufsalltag

Business-Apps funktionieren ähnlich wie Applikationen im privaten Anwenderbereich. Der Unterschied besteht nur darin, dass die Apps innerhalb eines Unternehmens verfügbar sind, auf Unternehmensdaten zurückgreifen und ausschließlich dem Unternehmenszwecke dienen. Sie sind beispielsweise dafür geeignet, um außer Haus von mobilen Endgeräten auf E-Mails zuzugreifen, Abrechnungen zu überprüfen sowie Daten zu erfassen und in die Firmenzentrale durchzugeben. Die Optimierung der Unternehmensprozesse aber auch die Vermeidung der Zusatzarbeit durch Medienbrüche stehen im Vordergrund. Durch sorgfältig konzeptionierte Mobilanwendungen sparen Mitarbeiter durchschnittlich 50 Prozent der vormals aufgewendeten Zeit ein. Zugleich gestaltet sich die Datenerfassung flexibler, da sie ortsunabhängig geschehen kann. In vielen Fällen sind App-Funktionen sogar offline verfügbar.

Viele Unternehmen haben diese Vorteile bereits erkannt, wie die Studie “Global Trade Management Agenda” der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) zeigt. Für diese Studie wurden 330 Logistik- und Außenhandelsexperten befragt. Demnach sind neun von zehn Befragten der Meinung, dass Business-Apps ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der Logistik sind. Fast 87 Prozent der Befragten schätzen sogar, dass ihr Einfluss weiter steigen wird.

Trotz dieses hohen Zuspruchs verdeutlicht die Studie, dass bislang nur ein Bruchteil der Befragten Business-Apps tatsächlich im Alltag verwendet. Am häufigsten werden Applikationen der Logistikbranche in den Bereichen der Administration sowie im Vertrieb und Marketing eingesetzt. So nutzten immerhin 26,1 Prozent der Befragten mobile Apps im Bereich Transportcontrolling und etwa ein Fünftel beim Flottenmanagement.

Mehrwert für die Enterprise Mobility?

Dass Business-Apps gerade in der Logistik häufig zum Einsatz kommen, ist sicherlich kein Zufall. Da die Kundennachfrage nach schnellen und gleichzeitig kostengünstigen Lieferungen steigt, bestehen hohe Anforderungen an Transport und Logistik. Business-Apps können Risiken und Fehler in diesem Bereich vermeiden. Indem Mitarbeiter im Außendienst beispielsweise Daten zu Lieferungen oder Aufträgen elektronisch weitergeben, sparen sie sich komplizierte Übertragungen auf dem Papier. Die Arbeit gelingt schneller und zugleich ohne Übertragungsfehler.

Ihre vollen Vorteile entfalten die Applikationen jedoch nur, wenn sie perfekt an die Anforderungen im Unternehmen angepasst sind. Dafür sollten Unternehmen zunächst prüfen, für welche Prozesse und Anwendungen die Entwicklung einer eigenen App sinnvoll ist. Meist eignen sich Apps für Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen und die keinen großen Bildschirm erfordern. Welche Arbeitsbereiche das sind, wissen die Mitarbeiter oftmals selbst am besten. Deshalb ist es in jedem Fall empfehlenswert, die Anwender in den Auswahlprozess einzubinden und sie nach ihren Bedürfnissen zu fragen. Das sollte jedoch in einem zentralisierten Verfahren geschehen. Da Apps im Vergleich zu PC-Anwendungen oftmals eher kostengünstig sind, kaufen Abteilungen diese oftmals ohne das Wissen der IT ein. Im Endergebnis sind innerhalb eines Unternehmens viele verschiedene Apps im Einsatz, die nicht notwendigerweise aufeinander abgestimmt sind.

Bei der Auswahl oder Erstellung einer App sollten die IT-Experten darauf achten, dass diese verlässlich und intuitiv zu verwenden ist. Gerade Außenmitarbeiter sind im Umgang mit Online-Anwendungen oftmals nicht sehr vertraut und nutzen die App nicht, wenn ihnen diese zu kompliziert erscheint.

Best Practices: So kommen Business-Apps zum Einsatz

Besonders unkompliziert und einfach in der Anwendung sind Business-Apps für Unternehmen dann, wenn sie sich durch einfache Templates erstellen lassen. Nach eben diesem Prinzip funktionieren die App-Bausteine von smapOne, die bereits in vielen Unternehmen in der Logistik zur Anwendung kommen.

So nutzen die Experten der Proofload Services GmbH eine smapOne Business-App, um ihre Aufträge papierlos direkt beim Kunden zu dokumentieren. Per Smartphone geben die Mitarbeiter während eines Auftrages Informationen in die App ein und erhalten alle Auftragdetails als PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird. Auf diese Weise konnte das Unternehmen bereits einen Regressanspruch vermeiden und spart durchschnittlich 75 Prozent Zeit ein.

Auch die Obermann Logistik GmbH dokumentiert ihre Verladeprozesse digital mit einer selbst erstellten App von smapOne, die rund 25 Stunden Arbeitszeit wöchentlich einspart. Zeit ist Geld - das sagen sich auch die Clean-Experten der BRAUN Clean-Service Gebäudereinigung und Dienstleistungen GmbH, die Anfragen von Neukunden sowie erledigte Reinigungsarbeiten schnell und unkompliziert in einer smapOne-App dokumentieren. Mit dieser spart das Unternehmen 300 Minuten täglich. So bleibt mehr Zeit für neue Aufträge! Weitere Beispiele der smapOne-Lösungen stellen wir hier vor.

Durch die Anwendungsszenarien wird deutlich, dass Unternehmen mit relativ geringem Zeit- und Kostenaufwand Business-Apps produzieren können, die einen Meilenstein bei der Digitalisierung des Unternehmens darstellen. Informieren lohnt sich!